Termes et conditions
Dernière mise à jour : 25 septembre 2026
1. Définitions
Pour l'application de la présente Entente, les termes définis ci-dessous peuvent être utilisés dans toutes leurs formes grammaticales sans perdre le sens qui leur est attribué. « Administrateur de compte » : Membre d'une Organisation à qui celle-ci octroie le droit d'administrer le compte, incluant la modification des informations du Compte utilisateur, l'ajout d'Utilisateurs autorisés et de leurs Profils utilisateur, la modification des informations de paiement, et l'accomplissement de toute opération liée à la relation d'affaires de l'Organisation avec ComPilote. « Affilié » : Une entité qui, directement ou indirectement, possède ou contrôle, est détenue ou est contrôlée par ou est sous la propriété ou le contrôle commun d'un Client; le terme « contrôle » signifiant le pouvoir de diriger la gestion ou les activités d'une entité, et celui de « propriété », la propriété véritable de 50 % ou plus des titres de participation avec droit de vote. « Compte utilisateur » : Droit d'accès aux Produits de ComPilote associé à un identifiant et à un mot de passe, accordé par ComPilote à un Client ou à des Utilisateurs autorisés. Un Compte utilisateur peut être associé à des comptes Google ou Apple, ou à une adresse de courriel. « Client » : Une Organisation désignée au formulaire d'inscription ayant reçu un courriel de confirmation de la commande de Produits de ComPilote. Un Client peut être désigné ci-après par le pronom « Vous ». « Données » : Données informatiques, images de contenu ou autres matériaux de tout type que le Client communique par l'intermédiaire de la Plateforme. « Membre d'un Client », « Membre d'une Organisation » ou « Membre d'un Affilié » : Toute personne physique ayant un lien de membrariat avec une Organisation, un Client ou un Affilié, que cette personne ait le statut d'employé, de bénévole, de dirigeant, de mandataire, de consultant ou d'agent. « Organisation » : Une personne qui exploite une entreprise, une société, une coopérative, une fiducie, une association, une organisation à but non lucratif ou toute autre entité, quel que soit sa forme juridique, exerçant une activité organisée et qui utilise les Produits de ComPilote. « Personnes concernées » : Personnes physiques concernées par un ou plusieurs Renseignements personnels. « Plateforme » : Les Produits de ComPilote ainsi que le site web www.compilote.app. « Produits de ComPilote » : Les logiciels offerts sous forme de service à distance (SaaS) pour la gestion de la main-d'œuvre, incluant la planification d'horaires, la capture du temps (horodateurs fixes et mobiles), les feuilles de temps, la messagerie interne, la gestion des congés et disponibilités, le suivi des opérations, l'export de paie et toute autre solution pouvant s'ajouter sous forme de module; les applications mobiles; et le support aux Utilisateurs autorisés. « Produits de ComPilote sans frais » : Produits en version bêta, comptes gratuits et périodes d'essai, offerts selon les modalités prévues à l'article 8. « Profil utilisateur » : Ensemble des Renseignements personnels concernant un Utilisateur autorisé, accessibles et modifiables via la Plateforme. « RGPD » : Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des données à caractère personnel. « Renseignement personnel » : Tout renseignement sur une personne physique qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier. Pour l'application de l'Entente, un Renseignement personnel est considéré comme équivalent à une « donnée à caractère personnel » au sens du RGPD. « Responsable du traitement » : L'Organisation qui, seule ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens principaux d'un Traitement, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRSP), du Code civil du Québec et du RGPD. « Responsable conjoint du traitement » : L'Organisation qui détermine conjointement avec une autre Organisation les finalités et les moyens du Traitement. « Sous-traitant » : L'Organisation qui effectue un Traitement de Renseignements personnels pour le compte du Responsable du traitement. « Traitement » : Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des Renseignements personnels, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication, la limitation, l'effacement ou la destruction. « Utilisateur autorisé » : Membre d'un Client, d'une Organisation ou d'un Affilié qu'un Administrateur de compte autorise à utiliser les Produits de ComPilote.
2. Domaine d'application de l'Entente
L'Entente ne lie ComPilote qu'aux Clients, qui ne peuvent être que des Organisations. À DES FINS DE CLARTÉ, LA PRÉSENTE ENTENTE N'EST PAS DESTINÉE À DES CONSOMMATEURS. Cette Entente régit toute utilisation gratuite ou payante par les Clients des Produits de ComPilote, incluant le support, les achats d'abonnements et les achats futurs référant à la présente Entente. À moins d'indication contraire, les dispositions de la présente Entente s'appliquent à tous les Produits de ComPilote. La présente Entente incorpore, par renvoi, la Politique de confidentialité de ComPilote.
3. Admissibilité et création du Compte utilisateur
Pour créer un Compte utilisateur, Vous devez être une Organisation au sens de l'article 1. Vous devez fournir des informations exactes et complètes lors de l'inscription et maintenir ces informations à jour. Vous confirmez que Vous avez l'autorité nécessaire pour engager Votre Organisation envers les présentes conditions. Si Vous créez un Compte utilisateur au nom d'une Organisation, Vous garantissez disposer du pouvoir ou de l'autorité nécessaire pour agir en son nom. Un Compte utilisateur ne peut être créé pour une personne physique agissant à des fins personnelles (consommateur).
4. Licence limitée
Sous réserve des termes et conditions de la présente Entente, ComPilote Vous accorde une licence non exclusive, non cessible et non transférable d'utiliser les Produits de ComPilote pour la durée de Votre abonnement, conformément aux usages prévus et aux limites du forfait souscrit. Vous ne pouvez pas : (a) copier, modifier, distribuer, vendre ou concéder sous licence les Produits de ComPilote; (b) procéder à de l'ingénierie inverse, décompiler ou désassembler le code source; (c) supprimer ou altérer les mentions de droits de propriété intellectuelle; (d) utiliser les Produits de ComPilote au bénéfice d'un tiers non autorisé ou d'un concurrent.
5. Responsabilités du Client
Vous êtes responsable : (a) de la confidentialité de Vos identifiants de connexion (mot de passe, code NIP); (b) de toute activité effectuée sous Votre Compte utilisateur; (c) de l'exactitude des Données saisies dans la Plateforme; (d) de la gestion des accès accordés à Vos Utilisateurs autorisés; (e) du respect des lois applicables, notamment en matière de travail, de paie et de protection des renseignements personnels. Vous vous engagez à utiliser la Plateforme conformément aux lois applicables et à ne pas tenter d'accéder sans autorisation aux données d'une autre Organisation, ni à perturber le fonctionnement normal de la Plateforme.
6. Responsabilités de ComPilote
ComPilote fournit les Produits de ComPilote selon les standards de l'industrie et s'engage à offrir un support raisonnable aux Utilisateurs autorisés. ComPilote maintient la Plateforme, corrige les anomalies et déploie des mises à jour dans le but d'améliorer le service. ComPilote ne garantit pas que la Plateforme sera exempte de toute erreur ou interruption, ni qu'elle répondra à tous les besoins spécifiques du Client. Les Produits de ComPilote sont fournis « tels quels » sous réserve des exclusions de garanties prévues à l'article 19.
7. Frais et paiement
L'accès à ComPilote est offert sous forme d'abonnement mensuel ou annuel comprenant des frais de base et des frais par employé actif, tel que décrit sur la page des tarifs. La facturation est automatique et récurrente via le fournisseur de paiement Stripe. Vous autorisez ComPilote à facturer les frais d'abonnement et les frais additionnels (employés supplémentaires, modules premium) à Votre méthode de paiement enregistrée. Les taxes applicables (TPS, TVQ) sont ajoutées aux frais. Vous pouvez annuler Votre abonnement en tout temps depuis les paramètres de Votre compte. L'annulation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. Aucun remboursement n'est offert pour les périodes déjà facturées, sauf disposition contraire de la loi applicable.
8. Produits de ComPilote sans frais
ComPilote peut offrir des Produits sans frais, incluant des périodes d'essai gratuit et des versions bêta. Ces Produits sont fournis « tels quels » sans aucune garantie et peuvent être modifiés, suspendus ou retirés en tout temps, sans préavis. Les Données saisies durant une période d'essai peuvent être supprimées à la fin de celle-ci si Vous ne souscrivez pas à un abonnement payant. ComPilote n'est pas responsable de la perte de Données résultant de la fin d'une période d'essai.
9. Propriété intellectuelle
ComPilote, son logo, son interface, son code et toute la documentation associée demeurent la propriété exclusive de ComPilote. Aucun droit de propriété intellectuelle ne Vous est cédé, à l'exception de la licence limitée prévue à l'article 4. Les Données que Vous saisissez dans la Plateforme (employés, quarts, documents, messages) demeurent Votre propriété. ComPilote n'acquiert aucun droit de propriété sur Vos Données, sous réserve de la licence nécessaire au fonctionnement de la Plateforme.
10. Données et renseignements personnels
Le traitement des Renseignements personnels collectés via la Plateforme est décrit dans la Politique de confidentialité de ComPilote, qui fait partie intégrante de la présente Entente. Vous êtes Responsable du traitement des Renseignements personnels de Vos Membres et Utilisateurs autorisés. ComPilote agit à titre de Sous-traitant pour le compte du Responsable du traitement, conformément aux articles 13 à 16.
11. Confidentialité
Chaque partie s'engage à maintenir la confidentialité des informations de l'autre partie qui ne sont pas publiques et qui sont désignées comme confidentielles ou qui le sont raisonnablement par leur nature. Cette obligation survit à la résiliation de l'Entente pour une période de trois (3) ans.
12. Sécurité
ComPilote met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les Données contre l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction. Ces mesures incluent le chiffrement des données en transit et au repos, le contrôle d'accès basé sur les rôles et la surveillance continue. ComPilote notifie le Client sans délai indu après avoir pris connaissance d'une violation de sécurité affectant les Renseignements personnels, conformément aux exigences de la LPRSP et du RGPD.
13. Obligations du Client relatives aux Renseignements personnels
Vous reconnaissez être Responsable du traitement des Renseignements personnels de Vos Membres. À ce titre, Vous devez : (a) obtenir les consentements requis des Personnes concernées; (b) respecter Vos obligations de transparence et de droit d'accès; (c) limiter la collecte aux fins nécessaires au fonctionnement de la Plateforme; (d) vous assurer que les Renseignements personnels traités via la Plateforme sont exactes et à jour. Vous êtes responsable de la détermination des finalités du Traitement et des catégories de Renseignements personnels traités via la Plateforme.
14. Responsabilité du Client quant au Traitement
Vous garantissez que le Traitement des Renseignements personnels via la Plateforme est conforme aux lois applicables, notamment la LPRSP modifiée, le Code civil du Québec et, le cas échéant, le RGPD. Vous êtes responsable des Données que Vous communiquez à la Plateforme et de la légitimité de leur Traitement. Vous vous engagez à informer ComPilote sans délai de toute demande d'accès, de rectification ou de suppression émanant d'une Personne concernée, et à coopérer avec ComPilote pour y répondre dans les délais légaux.
15. Responsabilité de ComPilote quant au Traitement
ComPilote agit à titre de Sous-traitant et s'engage à : (a) traiter les Renseignements personnels uniquement selon les instructions documentées du Client; (b) garantir la confidentialité du personnel autorisé à traiter les Données; (c) assister le Client dans le respect de ses obligations en matière de sécurité et de notification de violation; (d) supprimer ou retourner les Données à la fin de l'Entente, au choix du Client. ComPilote ne traite pas les Renseignements personnels à des fins de marketing ou de publicité sans le consentement du Client.
16. Traitement par des sous-traitants
ComPilote peut faire appel à des sous-traitants pour fournir certains services (hébergement, paiement, notifications). ComPilote s'engage à conclure avec ces sous-traitants des ententes comportant des obligations de confidentialité et de sécurité équivalentes à celles prévues à la présente Entente. ComPilote demeure responsable du respect de ses obligations par ses sous-traitants. Une liste des sous-traitants est disponible sur demande.
17. Communications commerciales
ComPilote peut envoyer des communications relatives au service (notifications de mise à jour, alertes de sécurité, confirmations de paiement) aux Utilisateurs autorisés. Les communications marketing ne sont envoyées qu'avec le consentement du destinataire, qui peut se désabonner en tout temps.
18. Garanties
ComPilote déclare et garantit qu'elle dispose des droits et autorisations nécessaires pour offrir les Produits de ComPilote et que les Produits de ComPilote seront fournis conformément aux standards de l'industrie. Vous déclarez et garantissez que Vous disposez des droits nécessaires sur les Données que Vous traitez via la Plateforme et que Votre utilisation de la Plateforme est conforme aux lois applicables.
19. Exclusion de garanties
Sauf les garanties expressément prévues à l'article 18, les Produits de ComPilote sont fournis « tels quels » et « selon la disponibilité ». ComPilote ne garantit pas que la Plateforme sera ininterrompue, exempte d'erreurs ou sécurisée contre toute intrusion. ComPilote décline toute garantie implicite, incluant les garanties de qualité marchande et d'adéquation à un usage particulier. Aucun conseil ou information fourni par ComPilote ne constitue une garantie.
20. Limitation de responsabilité
Dans la mesure permise par la loi, ComPilote ne pourra être tenu responsable de dommages indirects, accessoires ou consécutifs résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser la Plateforme, y compris la perte de données, de revenus, de profits ou d'opportunités d'affaires. La responsabilité cumulée de ComPilote envers le Client pour toute réclamation découlant de l'Entente est limitée au montant des frais payés par le Client à ComPilote au cours des douze (12) mois précédant la réclamation.
21. Indemnisation
Vous acceptez d'indemniser et de dégager de toute responsabilité ComPilote, ses dirigeants, employés et mandataires à l'égard de toute réclamation, perte, dommage ou frais (incluant les honoraires d'avocat) découlant de : (a) Votre utilisation de la Plateforme; (b) Votre violation de l'Entente; (c) Votre violation des droits d'un tiers, incluant les droits de propriété intellectuelle et les Renseignements personnels.
22. Durée et résiliation
L'Entente entre en vigueur à la création du Compte utilisateur et demeure en vigueur tant que le Client utilise les Produits de ComPilote. Vous pouvez résilier Votre abonnement en tout temps depuis les paramètres de Votre compte. La résiliation prend effet à la fin de la période de facturation en cours. ComPilote peut suspendre ou résilier l'accès d'un compte en cas de violation de l'Entente, de retard de paiement ou d'utilisation abusive de la Plateforme, après avoir envoyé un avis raisonnable, sauf en cas d'urgence liée à la sécurité.
23. Effets de la résiliation
À la résiliation, Votre accès aux Produits de ComPilote cesse. Vous pouvez exporter Vos Données avant la fin de la période de facturation. Après cette période, ComPilote peut supprimer les Données associées au Compte utilisateur, sous réserve des obligations légales de conservation. Les dispositions qui par leur nature doivent survivre à la résiliation (propriété intellectuelle, confidentialité, limitation de responsabilité, indemnisation) demeurent en vigueur.
24. Modifications
ComPilote peut modifier les présentes conditions en tout temps. Les modifications importantes seront communiquées aux Clients par courriel ou via la Plateforme. La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation des nouvelles conditions. Si Vous n'acceptez pas les modifications, Vous pouvez résilier Votre abonnement avant l'entrée en vigueur de celles-ci, sans frais supplémentaire.
25. Dispositions générales
L'Entente constitue l'entente complète entre les parties relativement à son objet et remplace toute entente antérieure. Si une disposition de l'Entente est jugée invalide, les autres dispositions demeurent en vigueur. Aucune renonciation par ComPilote à l'un de ses droits ne constitue une renonciation permanente. L'Entente ne peut être cédée par le Client sans le consentement écrit de ComPilote.
26. Loi applicable
Les présentes conditions sont régies par les lois de la province de Québec et les lois fédérales du Canada applicables, sans égard aux principes de conflits de lois. Les tribunaux de la province de Québec sont compétents pour trancher tout litige découlant de l'Entente.
27. Entente complète
La présente Entente, incluant la Politique de confidentialité et toute autre politique référencée, constitue l'entente complète entre les parties. Elle prévaut sur toute condition contradictoire contenue dans un bon de commande ou autre document du Client.
28. Contenu généré par les utilisateurs, signalement et modération
La Plateforme permet aux Utilisateurs autorisés de publier du contenu généré par les utilisateurs (« CGU »), incluant des messages texte, des images, des annonces et des commentaires dans les canaux de messagerie interne. ComPilote est un outil de communication professionnel mis à la disposition des Organisations; il n'est pas un réseau social grand public et n'est pas destiné à un usage personnel ou récréatif. 28.1 Contenu autorisé. Vous vous engagez à publier uniquement du contenu professionnel, respectueux et conforme aux lois applicables. Le contenu publié dans la messagerie interne doit être lié au travail, à l'organisation des quarts, à la coordination d'équipe ou à toute autre finalité professionnelle légitime au sein de Votre Organisation. 28.2 Contenu prohibé. Il est strictement interdit de publier, par l'intermédiaire de la Plateforme, tout contenu qui : (a) constitue du harcèlement, de l'intimidation ou de la discrimination fondée sur la race, l'origine ethnique, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, l'âge, le handicap ou toute autre caractéristique protégée; (b) contient des menaces, des insultes ou des propos haineux; (c) est diffamatoire, trompeur ou frauduleux; (d) enfreint les droits de propriété intellectuelle d'un tiers; (e) contient des renseignements personnels d'un tiers sans son consentement; (f) est obscène, pornographique ou sexuellement explicite; (g) fait l'apologie de la violence ou incite à la violence; (h) constitue du pourriel, de la sollicitation non sollicitée ou de la publicité non autorisée; (i) contient des logiciels malveillants, des virus ou tout code nuisible; (j) vise à perturber le fonctionnement normal de la Plateforme; (k) enfreint une loi applicable, notamment en matière de travail, de droits de la personne ou de protection des renseignements personnels. 28.3 Responsabilité du contenu. Vous êtes seul responsable du CGU que Vous publiez. ComPilote n'exerce pas de surveillance préalable du contenu et n'a pas l'obligation de surveiller activement les CGU. Toutefois, ComPilote se réserve le droit, à sa discrétion, d'examiner, de masquer, de supprimer ou de bloquer tout CGU qui contreviendrait à la présente Entente, aux lois applicables ou qui serait signalé conformément au mécanisme décrit ci-après. 28.4 Mécanisme de signalement. La Plateforme met à la disposition de chaque Utilisateur autorisé un fonctionnalité de signalement (« Signaler ») accessible directement sur tout message. Tout Utilisateur qui constate un contenu qu'il estime inapproprié, abusif ou contraire à la présente Entente peut le signaler en sélectionnant l'une des raisons suivantes : pourriel, contenu inapproprié, harcèlement, ou autre motif. Le signalement est confidentiel et l'auteur du signalement n'est pas divulgué à l'auteur du contenu signalé. 28.5 Traitement des signalements. Lorsqu'un message est signalé, il est transmis pour examen aux Administrateurs de compte de l'Organisation concernée, qui agissent à titre de modérateurs de premier niveau pour le contenu publié au sein de leur Organisation. Les Administrateurs peuvent : (a) examiner le contenu signalé et le contexte; (b) décider de le maintenir, de le supprimer, ou de bloquer l'auteur de la messagerie; (c) consigner leur décision. ComPilote conserve une trace du signalement et de la décision pour des fins de traçabilité. 28.6 Blocage de la messagerie. Un Administrateur de compte peut bloquer un Utilisateur autorisé de la fonctionnalité de messagerie interne si celui-ci publie de manière répétée du contenu contraire à la présente Entente. L'Utilisateur bloqué conserve l'accès aux autres fonctionnalités de la Plateforme (pointage, horaires, profil) mais ne peut plus envoyer de messages. Le blocage peut être levé à la discrétion de l'Administrateur. 28.7 Suppression par l'administrateur. Lorsqu'un Administrateur supprime un message signalé, le contenu n'est plus visible dans la messagerie, mais l'enregistrement est conservé à des fins de traçabilité et de conformité légale. Un avis « Message supprimé par l'administrateur » remplace le contenu supprimé. 28.8 Intervention de ComPilote. Dans les cas graves (contenu illégal, menace à la sécurité, violation manifeste des droits d'un tiers), ComPilote peut, à sa discrétion et sans préavis, supprimer le contenu, suspendre l'accès de l'auteur, ou suspendre ou résilier le Compte utilisateur de l'Organisation concernée, conformément à l'article 22. ComPilote peut également être tenu de divulguer des CGU ou des données de signalement aux autorités compétentes en vertu d'une obligation légale. 28.9 Conséquences des violations. La violation des règles de contenu énoncées au présent article peut entraîner, selon la gravité et la récurrence : (a) la suppression du contenu; (b) le blocage de la messagerie; (c) la suspension de l'accès à la Plateforme; (d) la résiliation du Compte utilisateur de l'Organisation; (e) des poursuites civiles ou criminelles, le cas échéant. 28.10 Signalement aux autorités. Si Vous estimez qu'un contenu constitue une infraction criminelle (menaces, harcèlement criminel, incitation à la haine, exploitation d'un mineur, etc.), Vous êtes invité à le signaler également aux autorités compétentes. ComPilote coopère avec les autorités légales dans le cadre de leurs enquêtes. 28.11 Contact pour la modération. Pour toute question relative à la modération du contenu ou pour signaler un contenu nécessitant l'intervention de ComPilote directement, veuillez communiquer avec nous à legal@compilote.com.
29. Nous contacter
Pour toute question relative aux présentes conditions d'utilisation, veuillez communiquer avec nous à legal@compilote.com.