Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 21 septembre 2026
1. Introduction
AVANT D'UTILISER NOTRE SITE WEB ET NOS APPLICATIONS, VEUILLEZ LIRE ATTENTIVEMENT NOTRE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ (la « Politique »). La présente vise la protection des Renseignements personnels (ci-après définis) par ComPilote (ci-après : « ComPilote » ou « nous »). Nous portons une attention particulière à la protection de vos Renseignements personnels collectés via notre site web www.compilote.app et nos applications (ci-après, collectivement « Applications ») et via les Produits de ComPilote (collectivement, avec les Applications, ci-après : la « Plateforme »). Toutefois, la présente Politique ne s'applique, dans son ensemble, qu'aux Renseignements personnels des utilisateurs des Applications (ci-après : « vous »). Elle a pour objet de vous expliquer comment nous recueillons, utilisons et communiquons vos Renseignements personnels. Si vous êtes un Utilisateur autorisé d'un Client, un article de la présente Politique ne vous est applicable que lorsqu'il prévoit expressément qu'il s'applique à de tels utilisateurs. Chaque Client est responsable de sa conformité aux obligations légales qui incombent à la personne qui recueille des Renseignements personnels sur autrui et, à cet égard, a la responsabilité d'obtenir un consentement valide à leur collecte, communication et utilisation. En outre, il devra établir sa propre politique de confidentialité, déterminer les mesures de protection applicables aux Renseignements personnels et donner aux personnes concernées par lesdits renseignements, les moyens d'exercer leurs droits. De plus, la Politique ne s'applique pas aux Renseignements personnels concernant nos employés, et ceux concernant nos Sous-traitants (selon la définition de ces termes à l'article 6 de la présente Politique). Finalement, la Politique vise la conformité aux lois canadiennes et québécoises relatives à la protection des Renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRSP), et, le cas échéant, au Règlement général sur la protection des données (« RGPD »). Aux fins de la présente Politique, les définitions suivantes sont applicables : « Administrateur de compte » : Membre d'une Organisation à qui celle-ci octroie le droit d'administrer le compte, incluant la modification des informations du Compte utilisateur, l'ajout d'Utilisateurs autorisés et de leurs Profils utilisateur, la modification des informations de paiement, et l'accomplissement de toute opération liée à la relation d'affaires de l'Organisation avec ComPilote. « Client » : Une Organisation désignée au formulaire d'inscription ayant reçu un courriel de confirmation de la commande de Produits de ComPilote. « Organisation » : Une personne qui exploite une entreprise, une société, une coopérative, une fiducie, une association, une organisation à but non lucratif ou toute autre entité, indépendamment de sa forme juridique, exerçant une activité organisée et qui utilise les Produits de ComPilote. « Produits de ComPilote » : Les logiciels offerts sous forme de service à distance (SaaS) pour la gestion de la main-d'œuvre, incluant la planification d'horaires, la capture du temps (horodateurs fixes et mobiles), les feuilles de temps, la messagerie interne, la gestion des congés et disponibilités, le suivi des opérations, l'export de paie et toute autre solution pouvant s'ajouter sous forme de module; les applications mobiles; et le support aux Utilisateurs autorisés. « Utilisateur autorisé » : Membre d'un Client, d'une Organisation ou d'un Affilié qu'un Administrateur de compte autorise à utiliser les Produits de ComPilote. « Renseignement personnel » : Tout renseignement se rapportant à une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier. Aux fins de la présente Politique, un Renseignement personnel correspond à une « donnée à caractère personnel » au sens où l'entend le RGPD. « Profil utilisateur » : Ensemble des Renseignements personnels concernant un Utilisateur autorisé, accessible et modifiable via la Plateforme.
2. Renseignements personnels que nous collectons
Nous recueillons uniquement les Renseignements personnels vous concernant qui sont nécessaires afin d'établir, de gérer et de maintenir les relations que nous entretenons avec vous. Cette collecte se limite, dans la majorité des cas, aux Renseignements personnels suivants : • Données d'identification : nom, prénom, date de naissance, adresse courriel, adresse postale, numéros de téléphone; • Données d'emploi : poste, département, site, taux horaire, statut d'emploi, date d'embauche, matricule; • Données de planification et de temps : horaires, quarts de travail, échanges de quarts, disponibilités, entrées et sorties de pointage; • Données de géolocalisation : uniquement lors du pointage, si la fonctionnalité de géorepérage est activée par votre employeur, afin de valider que le pointage est effectué sur le site de travail; • Données de sécurité : code NIP de pointage (chiffré), mot de passe (chiffré); • Documents RH : contrats, certifications, pièces jointes téléversées par l'employé ou l'employeur; • Communications internes : messages échangés dans la messagerie de l'application, annonces, notes de journal; • Données techniques : adresse IP, type d'appareil, journaux de connexion, à des fins de sécurité; • Informations bancaires, le cas échéant (gestion de l'abonnement par l'employeur); • Les témoins de connexion (voir l'article 9 de la présente Politique pour plus de détails). Nous pourrions recueillir les Renseignements personnels via les Applications, lors de la signature d'un contrat ou, plus largement, lors de vos échanges courriels, téléphoniques ou en personne avec un de nos employés ou représentants. Les Renseignements personnels qui sont inscrits par les Utilisateurs autorisés et leurs Profils utilisateur sont sous la responsabilité de leurs Organisations.
3. Votre consentement
Votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la communication de vos Renseignements personnels doit être manifeste, libre et éclairé. Il doit être donné à des fins spécifiques. Nos politiques et contrats sont rédigés en langage clair pour faciliter votre compréhension de la nature, des fins et des conséquences de la collecte, de l'utilisation et de la communication de vos Renseignements personnels. En fonction de la nature et de la sensibilité de vos Renseignements personnels, votre consentement peut être explicite (un tel consentement peut être donné verbalement, par écrit ou par voie électronique) ou implicite (lorsque vous fournissez volontairement des Renseignements personnels par exemple). Généralement, nous vous demanderons votre consentement, sauf lorsqu'il est autrement requis ou autorisé par la loi. Si vous êtes un Utilisateur autorisé, nos Termes et conditions obligent votre Organisation à obtenir votre consentement, et nous présumons qu'elle agit dans les limites qui lui sont fixées par la loi. Dans le cas où vous êtes témoin ou victime d'un manquement à cet égard, vous pouvez nous en aviser en utilisant les coordonnées fournies à la fin du texte de la Politique. En utilisant les Applications, vous consentez à ce que vos Renseignements personnels soient utilisés conformément à la présente Politique.
4. Sécurité et gouvernance
La cybersécurité est une priorité pour nous. Ainsi, nous avons adopté des politiques et des pratiques qui encadrent notre gouvernance à l'égard des Renseignements personnels. Celles-ci prévoient ce qui suit : • L'encadrement applicable à l'utilisation, la communication, la conservation et la destruction de ces renseignements; • Les rôles et les responsabilités de nos employés tout au long du cycle de vie de ces renseignements; • Un processus de traitement des plaintes relatives à la protection de ces renseignements. Ces politiques et pratiques sont les suivantes : • Politique de gestion des renseignements personnels : celle-ci établit en outre, la catégorisation de ces renseignements suivant leur sensibilité, ainsi que l'obligation que nous nous imposons de tenir un registre pour toutes les catégories d'utilisation, communication, conservation, destruction ou toute autre catégorie d'opération que nous effectuons sur ceux-ci; • Politique de sécurité de l'information : celle-ci établit en outre, l'ensemble de nos processus qui vise à protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de l'information et des systèmes que nous détenons; • Politique de gestion des Sous-traitants : celle-ci établit comment nous sélectionnons nos Sous-traitants (tels que définis à l'article 6), ainsi que les exigences de sécurité qu'ils doivent mettre en place avant de recevoir des Renseignements personnels. En plus de ces mesures administratives, nous avons mis en place des mesures physiques et technologiques qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Ces mesures incluent le chiffrement des données en transit et au repos, le contrôle d'accès basé sur les rôles, l'isolation des données par organisation et la surveillance continue. Nous déployons tous les moyens raisonnables pour protéger les Renseignements personnels. Toutefois, malgré ces mesures, aucun système n'est totalement infaillible et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.
5. Utilisation des Renseignements personnels
Les Renseignements personnels que nous collectons sont utilisés exclusivement aux fins suivantes : • Fournir les fonctionnalités de la Plateforme (planification, pointage, communication, gestion RH, export de paie); • Permettre aux employeurs de gérer leurs équipes et leurs opérations; • Envoyer des notifications relatives aux horaires, échanges de quarts et communications internes; • Assurer la sécurité des comptes et prévenir les accès non autorisés; • Améliorer et maintenir la performance de la Plateforme; • Respecter nos obligations légales et réglementaires. Nous ne vendons jamais vos Renseignements personnels à des tiers. Nous n'utilisons pas non plus vos Renseignements personnels à des fins de marketing ou de publicité sans votre consentement.
6. Communication des Renseignements personnels et Sous-traitants
Vos Renseignements personnels peuvent être communiqués uniquement dans les cas suivants : • Avec votre employeur (l'Organisation qui vous a inscrit sur la Plateforme), qui reste responsable de la gestion de vos données RH; • Avec des Sous-traitants strictement nécessaires au fonctionnement de la Plateforme (hébergement infonuagique, envoi de courriels, traitement des paiements, notifications push), liés par des ententes de confidentialité et de sécurité équivalentes à celles prévues à la présente Politique; • Lorsque requis par la loi, une ordonnance judiciaire ou une autorité gouvernementale compétente; • Lors d'une transaction impliquant la vente, la fusion ou le transfert de tout ou partie des actifs de ComPilote, sous réserve de confidentialité. Chaque Organisation cliente est isolée : les Renseignements personnels d'une entreprise ne sont jamais visibles par une autre entreprise utilisant ComPilote. ComPilote demeure responsable du respect de ses obligations par ses Sous-traitants. Une liste des Sous-traitants est disponible sur demande.
7. Conservation des Renseignements personnels
Vos Renseignements personnels sont conservés aussi longtemps que votre compte est actif ou que nécessaire pour respecter nos obligations légales, notamment en matière de conservation des dossiers d'emploi et de paie. Lorsqu'une Organisation cesse d'utiliser ComPilote, ses Renseignements personnels sont supprimés ou anonymisés dans un délai raisonnable, sauf obligation légale de conservation prolongée. À la résiliation d'un Compte utilisateur, Vous pouvez exporter Vos Données avant la fin de la période de facturation. Après cette période, ComPilote peut supprimer les Données associées au Compte, sous réserve des obligations légales de conservation.
8. Vos droits
Selon votre juridiction, vous disposez de droits sur vos Renseignements personnels, notamment : • Le droit d'accès : obtenir confirmation qu'un Renseignement personnel vous concernant est traité et une copie de celui-ci; • Le droit de rectification : faire corriger un Renseignement personnel inexact, incomplet ou ambigu; • Le droit de suppression : demander l'effacement de vos Renseignements personnels; • Le droit de limitation du traitement : demander la suspension du traitement dans certains cas; • Le droit de portabilité : recevoir vos Renseignements personnels dans un format structuré et couramment utilisé; • Le droit de retirer votre consentement à tout moment. Pour exercer ces droits, adressez votre demande à votre employeur (responsable principal du traitement de vos données RH) ou contactez notre équipe à protection-donnees@compilote.com, qui transmettra votre demande à l'Organisation concernée. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai raisonnable et, au plus tard, dans les trente (30) jours suivant sa réception.
9. Témoins de connexion (cookies)
ComPilote utilise des témoins (cookies) essentiels au fonctionnement de la Plateforme, notamment pour maintenir votre session active et mémoriser vos préférences. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires tiers. Vous pouvez configurer votre navigateur pour refuser les témoins. Toutefois, certains témoins sont essentiels au fonctionnement de la Plateforme et leur refus peut compromettre l'accès à certaines fonctionnalités.
10. Géolocalisation et pointage
Si votre employeur active le géorepérage, votre position est vérifiée uniquement au moment du pointage d'entrée ou de sortie, afin de confirmer votre présence sur le site de travail. Aucun suivi de localisation continu n'est effectué en dehors de ces moments précis. La collecte de la position géographique nécessite votre consentement. Vous pouvez refuser le partage de votre position lors du pointage, auquel cas le pointage sera marqué comme « hors site » et soumis à l'approbation de votre employeur.
11. Enfants
ComPilote n'est pas destiné aux personnes de moins de 16 ans et nous ne collectons pas sciemment de Renseignements personnels concernant des mineurs. Si vous avez des raisons de croire qu'un mineur nous a fourni des Renseignements personnels, veuillez nous contacter afin que nous puissions les supprimer.
12. Modifications de la Politique
Nous pouvons mettre à jour cette Politique de confidentialité de temps à autre. Toute modification importante sera communiquée aux Organisations clientes. La date de la dernière mise à jour figure au bas de cette page. La poursuite de l'utilisation de la Plateforme après l'entrée en vigueur des modifications vaut acceptation de la nouvelle Politique. Si vous n'acceptez pas les modifications, vous pouvez cesser d'utiliser la Plateforme et demander à votre employeur de résilier votre accès.
13. Nous contacter
Pour toute question relative à cette Politique de confidentialité ou au traitement de vos Renseignements personnels, veuillez contacter votre employeur ou notre équipe à protection-donnees@compilote.com.